国家“十四五”规划助力数字化档案事业

2021年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》,对“十四五”期间的企业档案工作做出了全面规划和部署。明确提出要创新档案业务监督指导方式,深入开展企业数字档案馆(室)建设,完成50家企业集团数字档案馆(室)建设试点。

2022年国家档案局启动档案行业标修订,立项重点确定为以下三大领域:

  • 档案信息化建设方面
  • 档案基础业务及实践急需方面
  • 采用国际标准、国外先进标准方面

国家、省等相关部门发布《企业数字档案馆(室)建设指南》《企业数字档案馆(室)建设评价方法》,推动数字化档案事业迎来新发展。

升级数字化档案,亟需破除3大痛点

数字化时代,人们对实现档案资源共享呼声越来越高,而传统档案模式已很难适应发展需要;升级数字化档案,实现新时期档案工作的高质量发展,亟需破解3大痛点:
  • 资料易丢失

    - 传统硬件介质存储,如硬盘等,丢失率高、染毒几率大

    - 纸质档案易破环、模糊和丢失

    - 个人网盘存储,使用踪迹无法追溯,资料泄露风险高

  • 难度大

    - 企业档案缺乏关联性,完整性差

    - 档案资料繁多,归档类目模糊

    - 档案跨部门利用困难

  • 操作不方便

    - 类目层级多,操作困难

    - 文件可检索载体类型少,使用不便

    - 不符合企业用户使用习惯,培训成本高

专业的乐天使平台三位一体数字档案室

乐天使平台数字化档案平台,能满足各类政企单位不同阶段需求,提供原生电子档案、传统载体档案和纸电混合的三位一体数字档案室整体解决方案。

乐天使平台数字化档案平台支持信创环境,可跨平台应用,适应Windows、Linux、国产系统多种安装环境。

第三方系统接口与数据包支持

采用Web Service等接口形式,实现核心OA及业务系统档案数据实时在线采集归档;还提供基于格式化文本/XML/数据库的数据接口,可以与第三方系统实现无缝对接,直接归档。

标准档案整理与数字化流程

各岗位操作按ISO体系规范执行,公司下派品质部,深入项目严格质检,确保每个项目品质;自主研发软件实现批量作业、批量挂接、流水线,与单纯数据服务单位相比,更科学,服务更高效。

丰富的档案服务模式

  • 历史存量档案文件清理

    对单位目前的存量档案、实体文件进行规范化整理及数字化,并上传至档案软件提供查询

  • 档案咨询与培训服务

    对档案员等进行相关业务培训、法律法规及档案体系要求宣贯、实操授课,快速提升档案员工作能力,确保可以快速按要求独立工作

  • 目标和测评顾问服务

    按照档案目标要求,对标进行档案业务专项辅导,最终协助客户完成目标认定或测评

  • 实体档案库房规划服务

    专用密集架建设:根据库房大小量身定制密集架,提高档案空间存放量;专业的档案库房监控软件及设备,监控温湿度、防电、防盗等

典型功能

  • 档案收集,批量导入合规又轻松
    支持电子文件和电子档案两种收集方式:在线接收,直连业务系统;离线接收,批量导入多文件格式;符合《电子文件归档与电子档案规范》。

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  • 档案整理,支撑多种分类,更有序
    依据业务要求分别建立数据库,根据全宗归属、分类号、保管单位序号等规则排列档案,让电子档案呈现更有序。

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  • 档案保存,多格式、多方式更可靠
    支持存储格式转换;可通过迁移、仿真、封装等助力长期保管;支持多方式电子档案备份;定期鉴定、销毁自动提醒;能快速生成移交电子档案信息包。

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  • 档案自动统计,管用情况一目了然
    支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印,并以电子文件形式输出统计数据,支持自定义报表功能。

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  • 档案利用,搜、阅、借在线更便捷
    支持多种检索方式;结果快速排序、自动摘要、命中词高亮反显;档案在线浏览支持常见格式,可按权限下载;借阅申请、审批、授权全流程管控。

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  • 导目录、管库房,传统档案也智能
    支持目录、电子数字包导入,具传统载体档案目录著录和全文挂接功能;支持虚拟档案库房、区域及档案柜架的列、节、层、排位等,让实体档案更智能。

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  • 日志、权限,保障档案操作安全
    通过权限,可保证授权用户有限范围内的合法操作;提供针对日志的检索、审计、统计功能,支持三员。

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  • 流程自定义,满足不同档案业务需求
    可根据不同类别档案要求设置相应流程,支持流程跟踪与回溯;根据用户需求增减系统中的分类;具备全宗设置功能,能实现区分全宗进行。

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乐天使平台档案应用价值

乐天使平台全程数字化的档案适用于大型国企、地产、金融、制造等众多数行业,为企业创造了显著价值。
  • 提高工作效率

    解决人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等难题,减轻档案人员负担,提高工作效率

  • 发挥档案价值

    便利档案资源的共享与利用,提供档案数据智能分析,为企业决策提供数据支撑,充分发挥档案的价值

  • 规范档案

    根据企业实际情况规划档案体系,推进档案的规范化、标准化,推动档案工作见实效

  • 保障档案安全

    从档案实体保管安全、数据存储安全、系统应用安全、用户访问安全等为档案提供多层次的安全保护

客户案例

  • 东莞证券

    东莞证券通过构建数字档案室,实现了全集团业务与档案的高度融合和集中,保护珍贵的原始档案资源;通过业务系统电子文件自动(半自动)在线接收、归档,实现高效率、低成本的档案目标

  • 深圳市罗湖区档案馆

    携手深圳市罗湖区档案馆,将罗湖区各立档单位建设为档案信息资源采集、保管和利用中心,重点解决电子文件归档和规范问题;将物联网、云计算、人工智能等融入系统功能,进一步探索档案资源高度智能化和利用新方式

  • 南水北调中线建管局

    携手南水北调中线建管局,建立以工程项目数据、数字档案为核心的综合档案系统平台,将现代化、信息化的项目模式引入到建设工程项目的实施中,推动企业档案更高效、成本可控

众多政企单位,选择乐天使平台数字化办公平台

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